Um dos requisitos básicos para que uma organização tenha êxito na hora de alcançar os seus objetivos é estabelecer a digitalização e a correta modelagem de processos.

O fato é que por meio da transformação digital uma organização consegue otimizar a produtividade dos colaboradores, bem como efetuar um atendimento de qualidade aos clientes.

No entanto, essa digitalização, ou seja, o uso das ferramentas digitais adequadas, deve ser feita com planejamento, de forma estruturada e bem pensada. E é para isso que surge a modelagem de processos.

Muitos gestores abraçam essa ideia e os métodos que ela oferece para conseguirem otimizar os processos da organização. É por meio dela que se torna possível eliminar falhas e contratempos que atrapalham o desempenho dos negócios como um todo. 

Mas o que é exatamente essa modelagem de processos e como ela pode ajudar na digitalização da sua organização? A resposta para essas e outras perguntas você vai encontrar nesse conteúdo que preparamos para você.

Modelagem de processos – Entenda o conceito

No contexto da gestão de negócios, os processos consistem em uma série de atividades que, quando realizadas em sequência, são capazes de entregar valor ao cliente.

Desse modo, a modelagem de processos de negócios tem uma ampla relação com o desenvolvimento de sistemas de TI, garantindo com isso o valor do negócio.

A modelagem alia as visualizações de processos/fluxo de trabalho, funcionais, organizacionais e de dados/recursos com métricas subjacentes, como, por exemplo, custos, tempos de ciclo e responsabilidades.

De certa forma, a modelagem de processos permite fornecer uma base sólida para analisar a eficiência da sua gestão, dos custos baseados em atividades, dos possíveis gargalos e elementos que podem comprometer a qualidade do trabalho.

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Por essa razão, não é um exagero afirmar que modelar os processos se torna a base para que as estratégias de uma empresa sejam bem sucedida.

Um exemplo prático disso pode ser uma loja de roupas que, dentro de cinco anos, almeja ampliar a quantidade de consumidores, vendendo também para o público infanto-juvenil. Essa é a estratégia, já os processos são os meios para a organização atingir esse objetivo.

Sendo assim, é possível dizer que a modelagem de processos traz uma série de vantagens para a gestão, como, por exemplo:

• • Evita o desperdício de tempo e atrasos na realização das atividades

• • Auxilia a melhorar a produtividade da equipe

• • Otimiza a comunicação entre as áreas da empresa

• • Facilita a transformação digital na organização

De uma forma geral, quando se fala em modelagem de processos, é possível contar com três abordagens básicas. São elas:

• • Top-down – Também chamada de “de cima para baixo”, ela permite ao gestor obter uma gestão macro das atividades realizadas pela organização

• • Middle-out – Também conhecida como “do meio para fora”, ela busca soluções para melhorar os próprios processos.

• • Bottom-up – Também chamada de “de baixo para cima”, ela parte do princípio de que o fluxo do processo deve ser analisado primeiro para, em seguida, partir para uma visão mais macro.

Termos relevantes na modelagem de processo

Para entender melhor como a modelagem de processos deve ser feita e como ela deve funcionar, vale ficar atento para outros conceitos que são importantes. Um deles é a diagramação.

Por meio dela é possível ter uma visão mais estruturada dos processos da organização e mostrar, de forma ágil e prático, como as atividades devem ser efetuadas.

Normalmente a modelagem de processos é representada em um diagrama, mapa ou modelo. Isso vai depender basicamente da quantidade de detalhes que serão necessários para a realização dos objetivos da empresa.

Em determinadas situações um diagrama simples, como, por exemplo, o fluxograma, já é suficiente. No entanto, alguns casos demandam um grau de complexidade maior e, por essa razão, o modo de representação dos processos deve ser mais robusto e completo.

Aliás, termos como diagrama, mapa e modelo são geralmente considerados sinônimos quando o assunto é modelagem de processos. Contudo, eles são diferentes e possuem funções específicas para a modelagem. Confira:

• • Diagrama de processos – Representa os principais detalhes do fluxo de processos, porém deixa de lado os detalhes considerados menores.

• • Mapa de processos – Traz um panorama mais detalhado, apresentando também os resultados das atividades e como elas interagem entre si.

• • Modelo de processos – Oferece detalhes mais ricos ainda, trazendo os recursos que fazem parte dos processos, como, por exemplo, pessoas, informações e materiais utilizados.

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As vantagens da modelagem de processos

Os benefícios que a modelagem de processos proporciona para o bom funcionamento das atividades de uma organização são vários.

Se levarmos em conta ainda a importância da digitalização e automação das atividades nas organizações hoje em dia, a modelagem de processos se torna ainda mais relevante. Ela permite avaliar, de forma precisa, como as ferramentas digitais irão atuar na empresa.

Com isso, a transformação digital se torna mais rápida, eficiente e levando em consideração aspectos fundamentais.

Sendo assim, podemos mencionar a seguir alguns dos principais benefícios em relação a modelagem de processos.

Otimiza a comunicação entre as pessoas

A interação entre os funcionários tende a melhorar a partir do momento que uma organização estabelece um meio para modelar e estabelecer um padrão na realização das atividades.

Isso ocorre pelo fato de que com os processos fluindo melhor, os diferentes setores da organização passam a trabalhar em sincronia.

Um exemplo prático disso pode ser o setor de Marketing estabelecendo estratégias alinhadas com a equipe de atendimento, tendo como objetivo assegurar uma melhor experiência de compra para o cliente.

Estabelece uma visão de 360° dos processos

Diante dos processos devidamente estabelecidos e organizados, se torna possível proporcionar uma visão mais abrangente a respeito de como as atividades na empresa são realizadas.

Essa visão capaz de contemplar a organização como um todo só é possível com a modelagem de processos. Ela permite ao gestor obter uma noção mais precisa sobre os processos realizados por todos os setores do negócio.

• • Como está a produtividade da equipe?

• • Onde estão as falhas?

• • Quais as ferramentas podem ser utilizadas para sanar tais problemas?

Tais respostas são obtidas diante dessa visão de 360° que a modelagem de processos disponibiliza.

Ajuda na capacitação e produtividade da equipe

Também é evidente salientar a melhora na produtividade do time. Diante dos processos planejados, se torna mais fácil para os membros da equipe realizarem as suas tarefas de forma mais segura.

Sendo assim, não há acúmulos de tarefas e todos os setores atuam de forma eficiente e com o máximo de qualidade.

Um exemplo que ilustra tal ideia é quando ocorre a contratação e o treinamento de um novo integrante da equipe.

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Caso você já possua um modelo de processos definido, ele tem tudo para ser o guia definitivo para que o funcionário tenha uma visão antecipada das tarefas a serem realizadas.

Desse modo, o novo colaborador tem condições de sanar as suas principais dúvidas dando uma olhada atenta em algum documento dos processos, otimizando o tempo do instrutor para responder aquelas indagações consideradas mais difíceis.

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Reduz atrasos e desperdícios

Com um trabalho altamente produtivo e qualificado, o índice de atrasos e tempo perdido diminui de modo significativo. A razão para isso reside no fato de que os processos organizados fluem sem problemas.

Portanto, promover a modelagem de processos em uma organização é como eliminar todos os buracos e pedregulhos que atrapalham o caminho em uma estrada.

Por esse motivo, todo e qualquer empecilho que venha a ocasionar atraso na realização das tarefas, ou até mesmo atividades que não agregam em nada para a organização, é devidamente descartado.

Agiliza a automação de processos

Com a modelagem de processos, se torna mais fácil ainda – e mais eficiente – a automação e a digitalização na organização.

Isso ocorre porque, a partir do momento que o gestor estabelece um padrão e um modelo para os processos, fica mais evidente perceber quais as ferramentas digitais devem ser utilizadas e como elas necessitam ser usadas.

No atual contexto da gestão de negócios, em que a transformação digital é um caminho mais do que necessário, a modelagem de processos se torna parte fundamental para o êxito de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Além do mais, a diagramação (que é o resultado da modelagem de processos) pode ser visualizada em uma linguagem acessível para ferramentas BPMS, que são de grande serventia para a automação de processos.

Realização da modelagem de processos

A modelagem de processos é um procedimento que demanda métodos específicos. Posto isso, para obter êxito nessa empreitada, vale seguir as dicas a seguir.

Adote uma abordagem para realizar a modelagem

A modelagem de processos deve ser realizada a partir de abordagens específicas. Nesse caso, é possível optar pela abordagem de cima para baixo (a top down), a do meio para fora (chamada de middle-out) e a de baixo para cima (conhecida também como bottom-up).

A utilização da abordagem adequada deve levar em consideração as características da organização e os objetivos a serem alcançados.

A abordagem, por exemplo, deve ser usada quando é necessário obter, em um momento inicial, uma visão macro dos processos realizados para depois efetuar os detalhes mais importantes do trabalho.

Já a abordagem do meio para fora é voltada para o alicerce do problema e, em seguida, trata de sanar outros detalhes. Enquanto isso, a de baixo para cima visa atender primeiro os detalhes menores para, posteriormente, partir para uma análise macro do processo.

Estude as possibilidades de processo

Com a abordagem devidamente escolhida, chega a hora de efetuar uma coleta de informações. Ela pode ser feita por meio de pesquisas, entrevistas, dinâmicas de grupo, enfim, qualquer recurso apto para obter dados importantes sobre os seus processos.

Trata-se de um procedimento importante para saber como você poderá estabelecer a modelagem de processos.

Escolha a notação para a diagramação do processo

Depois de realizar a coleta das informações, é necessário optar por uma notação adequada para, desse modo, efetuar a diagramação do processo. Vale salientar que uma notação consiste em um padrão que visa representar os processos. Há uma série de notações à disposição e cada uma delas possui as suas próprias características e objetivos. Algumas das mais conhecidas são:

Fluxograma

É um dos mais conhecidos e utilizados. O fluxograma garante mais agilidade na compreensão do andamento dos processos.

UML

É a sigla para o termo Unified Modeling Language (Linguagem de Modelagem Unificada). Essa é uma notação recomendada para descrever requisitos de sistemas de informação.

EPC

Consiste no Event-driven Process Chain, também chamado de Cadeia de Processos Orientada a Eventos. Essa notação é indicada para a modelagem de processos mais complexos.

Value Stream Mapping

Também chamada de VSM ou, traduzido para o português, o Mapeamento do Fluxo de Valor. Essa notação permite identificar a eficiência dos processos por meio do mapeamento da utilização de recursos e da otimização do tempo.

Em resumo, ele proporciona identificar oportunidades de melhoria, detalhes que geram desperdícios e a análise de métricas de performance.

Dicas importantes sobre Modelagem de Processos

Além de ter uma noção mais aprofundada acerca das notações e ferramentas utilizadas, a realização da modelagem de processos também deve levar em conta outros aspectos relevantes. Sendo assim, confira abaixo as principais observações.

Estabeleça objetivos bem específicos

Na hora de iniciar os procedimentos da modelagem de processos, é fundamental ter uma percepção exata do que você pretende atingir com o seu projeto.

As possibilidades, nesse sentido, são bem variadas. Em alguns casos pode ser documentar os seus processos para otimizar a comunicação da sua organização. Em outras situações a necessidade talvez seja utilizar a diagramação do processo para avaliar quais deles estão mais eficientes.

Vale destacar que o objetivo da modelagem vai influenciar de forma direta a abordagem utilizada e nas ferramentas que serão usadas.

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Tenha atenção com os detalhes

Um dos aspectos mais relevantes em relação aos métodos para realizar uma boa modelagem, é evitar a descrição excessiva dos detalhes. As informações são importantes, mas quando há o detalhamento excessivo, podem ocorrer dificuldades para o bom trabalho.

Com o intuito de explicar em demasia, uma simples tarefa pode ser descrita de forma excessiva. Isso, na maioria das vezes, tem a tendência de se tornar um grande empecilho na realização do processo pelo seu time.

Portanto, é muito importante evitar os exageros descritivos e prestar atenção para não tornar as tarefas em um amontoado de listas.

Por outro lado, é necessário ficar longe também da pobreza de detalhes. A falta deles deixa algumas lacunas na representação do processo e isso dificulta a obtenção de resultados positivos.

Tenha em mente de que o modelo diagramado deve ser intuitivo e facilmente assimilado por uma quantidade maior de pessoas. O ideal, por isso, é manter o foco no equilíbrio de informações: nem a mais nem a menos.

Outro ponto importante é lembrar sempre que o nível de detalhes da informação deve ter relação com a abordagem adotada e com objetivo da modelagem.

Valorize a revisão

Após o fechamento da primeira versão da diagramação não dá para deixar de lado a revisão do material. Apesar da importância do procedimento de revisão, muitas pessoas ignoram a ajuda que uma revisão traz para o trabalho.

Devido a essa falta de preocupação, alguns equívocos podem passar despercebidos e comprometer a qualidade final do trabalho.

Além de dar mais de uma olhada no material, não descarte a possibilidade de uma segunda opinião acerca do que está mostrado.

Solicite para alguém da equipe revisar o material. Lembre-se que quanto mais visões a respeito do modelo do processo, mais chances ele possui de assegurar resultados de qualidade.

Uma dica importante: após finalizar um trabalho e revisá-lo, desvie a atenção dele, descanse um pouco e depois retorne para ele. Com isso você vai concluir que as ideias irão fluir com mais facilidade.

Importância de ferramentas para aplicação dos processos modelados no seu ambiente

Nesse atual contexto de transformação digital e da necessidade de digitalização nas organizações, não dá para ignorar o quanto a tecnologia exerce um papel importante na aplicação dos processos.

Um exemplo claro disso é o BPMS ou Business Process Management Suite. Essa ferramenta (também chamada de Pacote de Gerenciamento de Processos de Negócios) consiste em uma ferramenta que tem o objetivo de automatizar o gerenciamento de processos de negócios.

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Uma ferramenta BPMS auxilia o gerenciamento o apoiando em todas as suas fases, que vão desde o mapeamento, passando pelo monitoramento do desempenho, pela otimização desses processos, indo até a modelagem de processos.

O BPMS é um passo importante quando se trata de agilizar e facilitar os processos da organização, levando em conta a relevância da digitalização. Ainda mais se analisarmos o fato de que a automação de processos é fundamental para um negócio se tornar mais competitivo.

O sucesso está na implementação e na melhoria contínua

A ferramenta e a metodologia utilizada para a implementação dos processos representam apoios importantes, porém não devem ser encaradas como as únicas saídas.

Vale ter em mente que o sucesso da modelagem de processos está, acima de tudo, na implementação e na otimização contínua.

Ao escolher uma notação para a modelagem de processos, é necessário nunca deixar de lado o constante aperfeiçoamento deles, visto que o sucesso depende dessa melhoria constante.

Para que a otimização dos processos seja constante, ainda mais no ambiente das grandes empresas, você pode descrever os processos como considerar melhor, mas sem deixar de lado a implementação correta e a busca incessante pela qualidade.

Conclusão

Para otimizar seus processos e melhorar a performance da sua organização como um todo é preciso contar com as ferramentas certas.

Ao efetuar a modelagem de processos por meio de uma ferramenta apta para isso, você vai conseguir obter uma excelente performance da sua organização, visto que todas as suas tarefas estarão devidamente integradas e digitalizadas.

A modelagem de processos é um procedimento fundamental para garantir a qualidade da organização em todos os aspectos. Por meio dela é possível obter uma redução de custos, de tempo na realização das tarefas e, principalmente, assegurar mais qualidade.

Portanto, para realizar uma modelagem de processos eficiente, capaz de abranger todos os aspectos fundamentais da sua organização, não descarte a utilização de uma ferramenta digital apta para esse fim.

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